Mailserver

Fakultät Informatik/Mathematik

Mailserver

Persönliche Informationen

Beim ersten Login an der Weboberfläche sollte hier der vollständige Name eingetragen werden, der als Absender der Mails erscheint. Hier können Sie auch eine Signatur für Ihre Mails eigeben. Falls Sie die persönliche Signatur verwenden möchten, müssen Sie entweder "Signatur verwenden" auswählen oder beim Schreiben einer Mail den Button "Signatur" anklicken. Sie können auch die Signatur vom Mailinhalt trennen, wodurch einige Mail-Clients die Signatur in einer anderen Farbe darstellen. Wählen Sie hierfür "--" vor "die Signatur schreiben" aus.

Hervorhebung von Nachrichten

In diesem Menüpunkt können Sie festlegen, wenn bestimmte Mails farblich hervorgehoben werden sollen. Mit "Neu" können Sie eine neue Regel definieren.

Beispiel:

Identifizierender name: mustername
Farbe: (Auswahl) Rot
Auswahl: Von
Kriterium: mustername

Das Kriterium kann auch weiter verfeinert werden, zum Beispiel mit Angabe der Domain name@informatik.htw-dresden.de. Mit "Senden" wird Ihre Regel übernommen und alle mails mit dem Absender [Kriterium] werden sofort  in der jeweiligen Farbe hervorgehoben. Bestehende Regeln können in diesem menü auch bearbeitet und gelöscht werden.

Indexreihenfolge

In diesem Menü können Sie festlegen, welche Spalten Sie in Ihren Postfächern haben möchten und welche Anordnung diese haben. "hoch" bewegt die jeweilige Spalte um eine Position nach links, "runter" bewirkt das Gegenteil und "entfernen" löscht die Spalte in Ihrer Mailboxansicht.

Passwort ändern

Unter diesem Menüpunkt kann das Passwort des LINUX/LDAP-Nutzerlogins geändert werden. Nach Eingabe des alten Passwortes muß zweimal das neue Passwort eingegeben werden. Diese Möglichkeit wurde für die Nutzenden geschaffen, die nicht direkt auf LINUX-Systemen des Laborbereiches ihr Passwort ändern können oder wollen.

Voreinstellungen für Anzeige

In diesem Menüpunkt können Sie das Aussehen des Webfrontends beeinflussen. Es werden verschiedene  Farbkombinationen und Schriftgrößen geboten und es können unterschiedliche Anzeigeoptionen voreingestellt werden.

Allgemeine Anzeigeoptionen

  • "Thema" bietet eine Menge verschiedener Farbstile an.
  • "Individuelles Stylesheet" bietet unterschiedliche Schriftgrößen an, damit Sie diese Ihren Bedürfnissen anpassen können.
  • Mit dem Punkt "Sprache" können Sie die Sprache des Webfrontends festlegen.
  • "Java Script benutzen" legt fest, ob JavaSript standardmäßig verwendet werden soll, es nicht verfügbar ist oder bei Bedarf aktiviert wird.

Optionen für die Postfach-Anzeige

  • Mit "Anzahl der Nachrichten pro Seite" können Sie festlegen, wie viele Nachrichten in den einzelnen Ordnern angezeigt werden sollen.
  • Ist "Wechselnde Farben für Tabellenzeilen aktivieren" aktiviert, so wird jede zweite Zeile in einer anderen Farbe hinterlegt um die Mails leichter auseinander halten zu können.
  • Die Aktivierung von "Seitenauswahl aktivieren" bewirkt die Anzeige von Seitennumernlinks, mit denen Sie direkt zur jeweiligen Seite des Postfaches gelangen können. Ist diese Funktion deaktiviert können Sie sich nur seitenweise durch das Postfach blättern.
  • Mit "Maximalanzahl von anzuzeigenden Seiten" stellen Sie die Anzahl der Seiten ein, die Sie direkt anwählen können.
  • "Immer gesamtes Datum anzeigen" sorgt dafür, daß das komplette Datum angezeigt wird. Falls diese Funktion deaktiviert ist wird für E-Mails der letzten Woche nur der Wochentag und die Uhrzeit angezeigt und für E-Mails vom heutigen Tag ausschließlich die Uhrzeit.

Nachrichtenanzeige und -erstellung

  • "Eingehenden Text umbrechen bei Spalte" bewirkt das Umbrechen der Zeile einer Mail nach der angegebenen Zeichenanzahl.
  • Die "Grösse des Editorfensters (in Buchstaben)" legt fest, nach wie vielen Zeichen eine Zeile automatisch umgebrochen werden soll.
  • Mit "Position der Buttons beim Editieren" legen Sie fest, an welcher Stelle die Buttons, z. B. zum Verschlüsseln, angeordnet sind. Als Optionen stehen "Vor den Kopfzeilen", "Zwischen den Kopfzeilen und dem Nachrichtentext" oder "Nach dem Nachrichtentext" zur Verfügung.
  • Mit "Anzeigeformat des Adressbuches" können Sie festlegen, ob Ihr Adressbuch in HTML oder JavaScript angezeigt werden soll. Dies hat jedoch keinen merkbaren Effekt.
  • Mit "Standardmäßig die HTML-Version anzeigen" legen Sie fest, daß eine Mail als HTML-Mail angezeigt wird, falls diese als HTML-Mail verschickt wurde. Standardmäßig ist diese Funktion deaktiviert und jede Mail wird als normaler Text angezeigt.
  • "Aktiviere die Weiterleitung als Dateianhang" legt fest, daß eine Mail als Dateianhang weitergeleitet wird. Dies funktioniert momentan allerdings noch nicht. Ist diese Funktion deaktiviert, so wird die Mail in den Body der neuen Mail eingefügt.
  • "Adressen aus dem CC bei Weiterleitung einbeziehen" legt fest, daß die CC-Adressen einer mail bei deren Weiterleitung mit angezeigt werden.
  • Mit "Eigene Adresse im CC, wenn Antwort an alle" kann man festlegen, daß man die Mail selbst als Kopie erhält, wenn man allen Empfängern der Ursprungsmail antwortet.
  • "Name des Mailprogramm anzeigen" sorgt dafür, daß der Mail-Client des Versenders der Mail angezeigt wird.
  • Die Option "Angehängte Bilder mit der Mail anzeigen" hat bisher keinen Effekt.
  • Die Option "Druckerfreundliche Anzeige aktivieren" zeigt bisher keine Wirkung.
  • "Aktiviere Zustellbenachrichtigung" ermöglicht Ihnen, eine Empfangs- und eine Lesebestätigung anzufordern.
  • Mit "Nachricht in einem neuen Fenster erstellen" legen Sie fest, daß eine Mail in einem neuen Fenster erstellt wird, ohne die Menüs zu den Optionen.
  • Mit "Breite des Eingabefensters für neue Mail" legen Sie die Größe (Breite) des Editorfensters fest, in dem Sie Ihre Mails schreiben.
  • Mit "Höhe des Eingabefensters" legen Sie die Größe (Höhe) des Editorfensters fest, in dem Sie Ihre Mails schreiben.
  • Die Option "Signstur vor dem Beantworten/Weiterleiten der nachricht anhängen" zeigt keinerlei Wirkung.
  • Mit "Sortierung nach Datum des Maileinganges" legen Sie fest, daß Ihre Mails standardmäßig nach dem Datum sortiert werden sollen.
  • Mit "Senden" können Sie die geänderten Einstellungen übernehmen.

Voreinstellungen für Ordner

Diese Einstellungen ändern die Art, in der Ihre Ordner angezeigt und manipuliert werden.

Spezielle Ordner-Optionen:

  • Mit "Papierkorb-Ordner" können Sie einen Ordner festlegen, der die gelöschten E-Mails aufnehmen soll.
  • Aus "Ordner für gesendete Nachrichten" können Sie den Ordner auswählen, der die gesendeten Nachrichten aufnimmt.
  • Mit "Ordner für Entwürfe" legen Sie den Ordner fest, in dem Ihre Entwürfe gespeichtert werden.

Optionen für Ordner-Liste:

  • Mit "Position der Ordner-Liste" können Sie festlegen, ob die Ordnerliste recht oder links angezeigt werden soll.
  • Die Option "Breite der Ordnerliste" legt fest, wie breit die Ordnerliste sein soll.
  • Mit "Ordnerliste automatisch aktualisieren" bestimmen Sie das Intervall, in dem die Ordnerliste automatisch aktualisiert werden soll.
  • Die Option "Benachrichtigung für ungesehene Nachrichten" ermöglicht  Ihnen die Auswahl, ob nur neue E-Mails im Posteingang in der Ordnerliste hervorgehoben werden sollen oder auch E-Mails in anderen Ordnern.
  • "Art der Benachrichtigung für ungesehene Nachrichten" legt fest, ob nur die Anzahl der ungelesenen E-Mails angezeigt werden soll oder zusätzlich die Anzahl der E-Mails insgesamt.
  • Mit "Einklappbare Ordner aktivieren" können Sie festlegen, ob Unterordner immer angezeigt werden sollen oder ob diese eingeklappt werden können.
  • "Aktiviere kumulative Benachrichtigung für ungesehene Nachrichten" ist wirkungslos. Anzahl nicht gelesener Nachrichten wird immer angezeigt.
  • Die Option "Zeige Uhr in der Ordnerübersicht" bietet Ihnen die Möglichkeit, sich die Uhrzeit in der Ordnerübersicht anzeigen zu lassen und deren Format festzulegen.
  • "Stundenformat" ermöglicht es Ihnen, die Zeitangabe zwischen 12 Stunden oder 24 Stunden umzuschalten.
  • Mit "Speicher durchsuchen" können Sie festlegen, wie viele Suchanfragen auf dem Sever mayximal zwischengespeichert werden sollen, um diese schneller abrufen zu können.

Optionen für Ordnerauswahl:

  • Die Option "Auswahllisten-Stil" bietet Ihnen an, die Unterverzeichnisse eingerückt, vollständig mit Hauptverzeichnis oder getrennt anzuzeigen. Diese Funktion zeigt keine Wirkung, Unterordner werden immer eingerückt angezeigt.

Nachrichtenfilter

Ausführliche Informationen erhalten Sie unter dem eigentändigen Eintrag "Filter" in dieser Dokumentation.

Spam-/Virenprüfung

  • Durch das Rechenzentrum:
    Informationen zur Spam- und Virenbehandlung durch das Hochschulrechenzentrum finden Sie hier:
    http://www.htw-dresden.de/rz.html
  • Durch den Mailserver der Fakultät Informatik erfolgt keine nochmalige Viren-Prüfung.

Filterregeln einrichten

Grundsätzlich kann man Filter auf dem zentralen Mail-Server oder auf den benutzten Mail-Clients (Thunderbird, Mozilla, Outlook, KMail,...) einsetzen. Client-Programme bieten i.A. die komfortableren Filtermöglichkeiten.

In der Dokumentation zum Mailserver (auf den Seiten des LB) ist unter einem extra Menüpunkt die Einrichtung von Filterregeln auf dem Mail-Server beschrieben.

Neue aufgenommene NutzerInnen erhalten keine vorgefertigten Filterregeln.

Die bei Betriebsaufnahme eingerichteten Nutzenden hatten bzw. haben einen beispielhaften (etwas unglücklich gewählten) Filterregel-Eintrag: "Header 'to:/cc:' beinhaltet 'spam/virus' verschieben in Ordner 'Unwanted' ". Dieser Eintrag kann und sollte bei Bedarf angepaßt werden.

Einrichtung der Webmail-Oberfläche

Diese Dokumentation ist die bearbeitete Übernahme der Nutzerdokumentation zu einer Projektarbeit der Studenten: Gregor Jasny, Frank Leitner, Maik Zachacker (Studiengang Informatik, Jg. 2002)

Das Webmailsystem ermöglicht auf einfache Weise das Lesen und Schreiben von E-Mails. Es ist vergleichbar mit bekannten Webmailprovidern wie GMX, web.de oder Lycos. Für einen nutzerfreundlichen Zugriff aus einem echten E-Mail-Client stehen zusätzlich IMAP und SMTP zur Verfügung. Für die Sicherheit der übertragenen Passwörter sorgt SSL bzw. TLS-Verschlüsselung. Filterregeln lassen sich entweder über die Weboberfläche oder über einen SIEVE-fähigen E-Mail-Client bearbeiten.

Adressen

Dies ist Ihr Adressbuch. Hier können sie die Mail-Adressen von Personen speichern, um diese später schnell zur Verfügung zu haben.

  • Adresse hinzufügen
    Im unteren Bereich finden Sie mehrere Eingabefelder, welche Sie zum Eintragen einer neuen Mailadresse ausfüllen müssen. Zwingend erforderlich sind die Felder "Kürzel" und "E-Mail-Adresse" sowie entweder Vor- oder Nachname. Alle weiteren Felder sind wahlfrei und können nach Wunsch ausgefüllt werden. Nach Klicken auf den Button "Adresse hinzufügen" wird die E-Mail-Adresse im oberen Bereich gelistet. Das "Kürzel" muß dabei eindeutig sein, darf also nicht mehrfach auftreten.
  • Adresse bearbeiten
    Zum Bearbeiten eines Adressbucheintrages setzen Sie einen Haken vor das Kürzel des Eintrages und klicken auf "Bearbeite markierte Einträge". Bitte beachten Sie, daß nur ein Eintrag ausgewählt werden darf, auch wenn die Beschriftung des Buttontextes auf etwas Anderes schließen läßt. Nun können Sie die Daten des Adressbucheintrages ändern und diese Änderungen anschließend mit "Adresse aktualisieren" speichern.
  • Adresse löschen
    Zum Löschen eines oder mehrerer Adressbucheinträge setzen Sie einen Haken vor das Kürzel des/des zu löschenden Eintrages/Einträge und klicken auf "Ausgewählte Einträge löschen".

Ordner

In diesem Menü können Sie Ihre Ordner verwalten. Es besteht die Möglichkeit
- Ordner zu erstellen,
- existierende Ordner umzubenennen
- Ordner zu löschen und
- Ordner in Ihrer Ordnerliste ein- und auszutragen.

  • Ordner erstellen
    Ordner können als Hauptordner in der Ordnerliste oder als Unterordner in bestehenden Ordnern erstellt werden. Zusätzlich kann festgelegt werden, ob der zu erstellende Ordner Unterordner enthalten darf oder nicht. Nach dem Erstellen des Ordners wird die Nachricht "Der Ordner wurde erfolgreich erstellt!" angezeigt und nach dem Klicken auf "Ordnerliste aktualisieren" wird der Ordner in Ihrer Ordnerliste aufgeführt.
  • Ordner umbenennen
    Zum Umbenennen des Ordners wählen Sie diesen aus und  klicken auf "Umbenennen". Danach öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den neuen Namen des Ordners bzw. des Unterordners festlegen können. Nach dem Umbenennen des Ordners wird die Nachricht "Der Ordner wurde erfolgreich umbenannt!" angezeigt und nach dem Klicken auf "Ordnerliste aktualisieren" wird der neue Ordnername statt des alten in Ihrer Ordnerliste aufgeführt.
  • Ordner löschen
    Nach Auswahl des zu löschenden Ordners und Betätigen des Löschen-Buttons erscheint ein Dialog, der zum bestätigen des Löschvorgangs auffordert. Nach dem Löschen des Ordners wird die Nachricht "Der Ordner wurde erfolgreich gelöscht!" angezeigt und nach dem Klicken auf "Ordnerliste aktualisieren" wird der Ordner nun im Trash (Papierkorb) aufgeführt.  Soll er endgültig gelöscht werden so wirderholen Sie den Vorgang und wählen den Ordner im Trash zum Löschen aus. Nach erneuter Aktualisierung Ihrer Ordnerliste verschwindet dieser auch aus Ihrer Ordnerliste.
  • Ordner eintragen/austragen
    Im unteren Teil der Optionsseite sehen Sie zwei Listboxen. Die linke Listbox enthält die momentan angezeigten Ordner, die rechte Listbox die nicht angezeigten. Um einen Ordner anzeigen zu lassen wählen Sie diesen bitte in der rechten Listbox aus und klicken Sie auf "Eintragen".
    Soll ein Ordner nicht mehr angezeigt werden so wählen Sie diesen in der linken Listbox aus und klicken auf "Austragen". Nach dem Ein- bzw. Austragen des Ordners wird die Nachricht"Erfolgreich eingetragen" beziehungsweise "erfolgreich ausgetragen" angezeigt und nach dem Klicken auf "Ordnerliste aktualisieren" wird der Ordner in Ihrer Ordnerliste aufgeführt bzw. nicht mehr aufgeführt.

Optionen

Ausführliche Informationen erhalten Sie unter dem Reiter "Optionen".

Filterregeln

Mit dem Nachrichtenfilter erhalten Sie die Möglichkeit Ihre Mails automatisch, anhand bestimmter Regeln, sortieren zu lassen. Sie haben folgende Optionen:

  • Mail behalten
  • Mail verwerfen
  • Mail mit Antwort zurückweisen
  • Mail umleiten
  • Mail in Ordner verschieben
  • Abwesenheitsnachricht verschicken
  • Benachrichtigung

Als Auswahlkriterien zur Bearbeiteung können gelten:

  • Mailgröße
  • Headerinformationen
  • alle Mails

Sie können in diesem Menu mit "Neue Regel hinzufügen" neue Regeln anlegen und vorhandene Regeln bearbeiten oder löschen.

Filterregel hinzufügen

Mit Neue Regel hinzufügen wird ein Assistent gestartet, der Sie durch die Schritte der Filterregeldefinition führt.

Auswahl der zu behandelnden E-Mails:

Im ersten Schritt können Sie auswählen, ob die Regel für alle Mails, für Mail ab einer bestimmten Grösse oder Mail mit bestimmten Header-Informationen gelten soll. Sie können festlegen, welche Header betrachtet werden sollen und unter welchen Voraussetzungen. Wenn Sie mehrere Header auswerten möchten, müssen Sie entscheiden, ob diese Bedingungen alle (UND-verknüpft) oder nur einzelne (ODER-verknüpft) zutreffen sollen, um die Aktion auszuführen. Wenn Sie Größe auswählen, können Sie festlegen, ob der Filter kleinere als die angegebene Größe oder größere behandeln soll. Zusätzlich legen Sie die Größe in Kilobyte oder Megabyte fest.

Nun haben Sie die Wahl was mit Mails passieren soll, die die angegebenen Kriterien erfüllen:

  • Mail behalten - Die Mail wird in der Inbox behalten (falls keine andere Regel gilt).
  • Mail verwerfen - Die Mail wird gelöscht, Sie erhalten keine Benachrichtigung.
  • Mail mit Antwort zurückweisen (Ablehnen) - Die Mail wird abgelehnt und die angegebene Nachricht wird an den Absender verschickt.
  • Mail umleiten - Die Mail wird an die angegebene Mail-Adresse weitergeleitet. Wenn Sie "Keep a local copy as well" anwählen, so behalten Sie eine Kopie der Mail in der Inbox (falls keine andere Regel gilt).
  • Mail in Ordner verschieben (An den Anfang) - verschiebt die Mail in einen bestehenden (ausgewählten) oder neuen (angegebenen) Ordner und behält auf Wunsch die Mail als gelöscht markiert in der Inbox.
  • Abwesenheitsnachricht verschicken (Ferien) - Verschickt an die zwingend anzugebenden Adressen die Abwesenheitsmeldung. Diese wird nach den angebenen Tagen erneut verschickt.

Weitere Aktionen:

  • Abarbeitung der Regeln beenden (Stop) - Wenn diese Option gesetzt ist, wird die Behandlung der Mail eingestellt. Nachfolgende Regeln haben für die aktuell behandelte Mail keine Wirksamkeit.
  • Benachrichtigung - Sie haben die Möglichkeit sich per Mail benachrichtigen zu lassen. Die beiden weiteren Angaben sind selbsterklärend.

Filterregeln bearbeiten

Hiermit haben Sie die Möglichkeit, eine bestehende Regel analog zu "neuer Regel" zu bearbeiten, die Filterpriorität zu ändern oder den Filter zu löschen.