Unerwünschte Cloud-Speicherung von Mails und Nutzerdaten in der neuen Outlook-App

Auf Windows 10 oder Windows 11-Systemen wird derzeit die App "neues Outlook" beworben oder gleich installiert. Das neue Outlook ist eine App und nicht zu verwechseln mit dem bisher in der HTW installierten Microsoft Office. Es gibt sie auch für iOS, Andoroid und macOS. Diese App syncronisiert E-Mails und Zugangsdaten mit der Microsoft Cloud. Auch die Passwörter werden in der Cloud gespeichert.

Die Nutzung dieser Software zum Abruf von HTW-Mails mit HTW-Login widerspricht damit der IT-Ordnung der HTW-Dresden. Auch für private Mailboxen raten wir von der Nutzung dringend ab.

Nähere Informationen hierzu erhalten Sie nach Anmeldung in den internen Bereich unter: Hinweise zur IT-Sicherheit

Phishing-Mails im Umlauf

Derzeit sind Mails mit einer schadhaften PDF-Datei im Umlauf. Sie beziehen sich oft auf vorherige Rundmails.

Bitte öffnen Sie die PDF-Datei nicht! Wenn Sie die Datei versehentlich geöffnet haben wenden sich an das ZID.

Weitere Informationen zum Erkennen von Phishing-Mails finden Sie unter "Schädliche E-Mails erkennen"

Exchange-Server an der HTW Dresden

Als zentraler Mailserver der HTW Dresden dient eine MS Exchange Instanz. Allen Nutzern wird vom Hochschulrechenzentrum eine primäre Mailadresse in der Form <vorname>.<nachname>@htw-dresden.de (Mitarbeiter) bzw.<vorname>.<nachname>@stud.htw-dresden.de (Studierende) bereitgestellt, wobei Umlaute und das ß umcodiert werden. Lediglich beim Auftreten gleicher Vor- und Nachnamen-Kombinationen enthalten die Mailadressen zusätzlich eine laufende Nummer: <vorname><nachname>[lfd.Nr.]@htw-dresden.de (Mitarbeiter) bzw. <vorname>.<nachname>[lfd.Nr]@stud.htw-dresden.de (Studierende).

Ihre primäre Mailadresse können Sie nach der Anmeldung in der Outlook Web App (OWA) ablesen, indem Sie oben rechts auf Ihr (ggf. schematisches) Profilbild klicken.

Ihr Absender beim Senden einer Mail ist immer die primäre Mailadresse.

Zusätzlich wird dem Mailkonto die Mailadresse htw-login@htw-dresden.de als Alias hinterlegt. Bei Studierenden ist dies sxxxxx@htw-dresden.de, wobei xxxxx für die Bibliotheksnummer steht. Mails an diese Adresse kommen ebenfalls in Ihrem Postfach an. Aus Gründen der eindeutigen Identifizierbarkeit des Nutzers über das Login (Namen können mehrfach im System vorkommen), werden an die Shibboleth-Dienste wie OPAL diese Alias-Adressen übermittelt. In Ihrem Opal-Konto ist also die Mailadresse htw-login@htw-dresden.de hinterlegt.

Die HTW Dresden empfiehlt den Mitarbeitern den Mailclient Microsoft Outlook zu nutzen. Hinweise zur Nutzung von Exchange mit Outlook und Thunderbird finden Sie auf den Unterseiten.

Von außerhalb der HTW können Sie die Outlook Web App (OWA) nutzen, um Ihre Mails zu verwalten. Hinweise hierzu finden Sie unter Zugriff über einen Webbrowser.

Hinweis zur Mengenbegrenzuung bei Massenmailings:

Aufgrund von missbräuchlicher Nutzung (SPAM) von Postfächern primär durch weitergegebene Accountdaten sind pro Mail nur max. 100 Adressaten und pro 24h nur max. 1000 Mails pro Account zulässig. Einmalige Massenmailings können ggf. über Outlook-Serienmails versendet werden. Weitere Informationen können über die folgende Seite abgerufen werden: https://outlook-blog.de/9243/excel-kontaktliste-zum-versenden-von-serienmails-verwenden/

Funktionsmailadressen

Möchten Sie eine Funktions- bzw. Gruppen-E-Mail-Adresse beantragen, können Sie dies über das Formular:

Antrag auf Nutzung zentraler Hochschuldienste

beim Rechenzentrum beantragen.